Facturen sturen is van het project, niet van finance
In menig bureau worden de facturen voor een project door de boekhoud afdeling gemaakt en verstuurd. Daar is op zich niet veel mee mis. Belangrijk is dat de projectmanager ownership heeft over de financiën van een project, zodat deze persoon in staat is het rendement van een project te beïnvloeden.
Een project moet ook jou als aanbieder geld opleveren. Wie bewaakt dat?
Projecten zijn er in velerlei vorm. De kern is dat je als aanbieder de verplichting aangaat binnen een overeengekomen tijdsbestek een overeengekomen resultaat te leveren. Daarvoor is de projectmanager verantwoordelijk. Ofwel: tijdlijnen halen, de kwaliteit leveren die gevraagd wordt binnen het overeengekomen budget. En als het om regie projecten gaat, manage je in de praktijk toch ook een verwachting van de klant dat het project binnen de afgegeven 'estimate' wordt gerealiseerd. Maar hoe werkt dit in de praktijk en waarom moet een projectmanager verantwoordelijk zijn voor de marge op een project?
Sturen op uren realisatie is niet genoeg
Een project structureer je in uit te voeren activiteiten om het beoogde resultaat te bereiken Zo kan je dealen met dynamiek in het project en resources alloceren aan de project activiteiten. Dit is een hoofdtaak van de projectmanager. Deze moet daarvoor voortdurend afstemmen met de opdrachtgever en met het projectteam. Het resultaat daarvan is een Work Breakdown Structure, aan de hand waarvan het project resultaat wordt gerealiseerd.
Dit is geen statisch gegeven maar is telkens aan te passen gedurende het project. Het vereist ook dat de inzet van mensen wordt aangepast aan de nieuwste inzichten in afhankelijkheden en mogelijkheden om het project resultaat te realiseren.
Ben je voor het budget een aantal uren overeengekomen met je klant, dan ook heb je als projectmanager de opdracht om vanuit een heldere structuur in je project te werken. Sturen op de gerealiseerde uren versus budget is niet genoeg om het beoogde resultaat te realiseren.
Actief bewaken van de project marge is vereist
Als projectteam wil je uiteraard bijdragen aan een goed resultaat voor je opdrachtgever, maar je wilt ook je eigen organisatie gezond houden door een goede marge op je project te realiseren.
In de praktijk vindt sturing daarop beperkt plaats en komt het daadwerkelijke resultaat op een project vaak niet in beeld of slechts achteraf. En dan heb je er niks meer aan want dan is het project klaar.
Het is dus belangrijk dat de projectmanager inzicht heeft in de marge van het project en daarop kan sturen. Zo kan deze het project qua contractering opdelen in 'fixed price' elementen, inzet van bepaalde, hoog gekwalificeerde adviseurs met dito hoog tarief en de prioriteiten zo verschuiven in de uitvoering dat het voor de uitvoerder gunstig uitvalt. Of junioren taken laten uitvoeren die evenzo gekwalificeerd zijn als senioren - die uiteraard toezicht houden - waarmee een tariefvoordeel en daarmee marge voordeel kan worden behaald.
De projectmanager als chef facturatie
De projectmanager bepaalt wat er in het project gebeurt en deze is voor het resultaat en de inzet van resources verantwoordelijk.
Een project begint daarom niet alleen met een overeenkomst met de klant, maar ook met een structurering van het project in een 'work-break-down' structure, die vervolgens de activiteiten en inzet bepaalt van mensen en eventuele inkoop op het project.
Wanneer de projectmanager vanaf het begin van het project ook de realisatie van de marge op het project ziet en kan volgen, stuurt deze telkens bij in de richting van de beoogde marge.
Daarvoor is nodig dat de projectmanager het budget bewaakt, facturen bepaalt en inzicht heeft in het gerealiseerde rendement op het project.
Het liefst heb je dit inzicht realtime, zodat je altijd op de hoogte bent van de prestatie die je team levert - niet alleen voor je klant - maar ook voor je eigen firma.