We willen je graag leren kennen en weten wat je van apps verwacht.
Stap 1: kennismaking
Als eerste willen we jou en je team graag leren kennen. Immers, gaat het erom om voor de verschillende teams en disciplines de processen te ondersteunen.
Dit vereist goed begrip van de doelstellingen die jullie op dit moment hebben. Welke doelstellingen zijn voor jullie belangrijk? Waar lopen jullie nu tegen aan in de bedrijfsvoering waar je niet blij mee bent?
In een eerste verkennend gesprek - veelal online - proberen we aan onze kant het juiste begrip te krijgen van wat er speelt en welk probleem jullie opgelost willen hebben.
Stap 2: intake
In de intake gaan we gericht aan de slag met elkaar. We stellen vragen over de apps die jullie nu gebruiken, over de plekken in je bedrijfsvoering waar er volgens jullie veel extra of onnodig werk verzet moet worden om het werk gedaan te krijgen. Over fouten die gemaakt worden en wat er voor nodig is om ze te herstellen.
Welke stukje van je bedrijf moet als eerste een treetje hoger als het gaat om het goed vastleggen van data, contact houden met klanten, afwerken van je logische bedrijfsproces?
Waar kunnen we denk je het beste beginnen, vanuit het punt waar jullie nu staan? Wat is je eigen idee daarover?
Stap 3: eerste stap
Op basis van het beeld dat we samen hebben vastgesteld in de intake zullen we tot een vervolg stap kunnen komen.
Een software demo - op basis van jullie 'use cases' - kan een eerste stap zijn. Of ook een stappenplan hoe we jullie organisatie tot een hoger plan kunnen brengen met onze apps en diensten.
Hebben jullie het nodig om een 'proven case' voor je te zien, dan bereiden we graag een 'proof of concept' voor. Dat kost inspanning aan jullie kant - aanleveren van processen en datamodellen - en vraagt tijd van onze consultants. Dit is dan ook voor ons betaalde dientverlening.
Stap 4: besluitvorming
Na evaluatie van de software demo of van de Proof of Concept is het uiteraard aan jullie om te besluiten of je wel of niet verder wilt gaan in het proces.
Dat betekent of je een projectvoorstel van ons wilt vragen. Doorgaans reageren we binnen een week op die vraag, als we je situatie inmiddels goed kennen. Is dit niet voldoende het geval, dan gaan we graag een stap terug in het proces.
Voor het uitbrengen van een projectvoorstel is het voor ons belangrijk dat een directeur of manager, een 'beslisser', betrokken is.
Wij willen niet alleen graag weten wie onze offerte gaat ondertekenen - en dat moet een tekenbevoegd persoon zijn - maar ook is het belangrijk dat er op het niveau van het management draagvlak is voor de gekozen ontwikkelingsrichting.
Stap 5: projectvoorstel
In deze stap stellen we in onderling overleg een projectvoorstel op. Daarin geven we aan:
- wat jullie prioriteiten zijn
- met welke apps we starten en welke volgen
- de stappen in het implementatie proces
- we geven een inschatting van het implementatie budget per app of stap
- we geven aan wat er voor nodig is om te koppelen met de apps die jullie hebben of willen behouden
- we geven aan hoe we support gaan leveren na de implementatie
- de licentiemodellen die we het beste kunnen toepassen op jullie situatie en deze zich in de toekomst kunnen ontwikkelen
- de doorloopijd van implementatie per stap of per app
- het overall implementatie budget
Stap 6: implementatie
Wanneer we een - door een bevoegd persoon -digitaal getekend projectvoorstel ontvangen hebben, bellen we je om de planning op de rit te zetten.
We maken afspraken over hoe we in een passend ritme met jullie aan de slag gaan om de implementatie gestructureerd aan te pakken. Op een manier die voor jullie te behapstukken is en die voldoende aandacht voor jullie dagelijkse operatie overlaat.
We geven aan wanneer het geïndiceerde budget bereikt is en overleggen dan over de beste vervolg actie. Gaan we per direct nog verder implementeren of wachten we even.
We verzorgen de import van data uit jullie huidige systemen als dat aan de orde is. Verzorgen de migratie van het Microsoft Office naar Google Workspace en van jullie huidige app naar een target app in Zoho of naar VOGSY.
