Wat doe jij met je data? Ken jij je KPI s en heb je ze op orde?

Dit model ín de vorm van een ´dumbbell´ is een eenvoudig framework dat je inzicht geeft in de informatie infrastructuur van je organisatie. In deze blog laten we zien hoe je de vijf bouwstenen van het Dumbbell model kan inzetten om een robuust informatie ecosysteem te bouwen. We laten je zien hoe het werkt, daarbij refererend aan het gebruik van Zoho Analytics, onderdeel van Zoho One. 

De behoefte aan datagestuurde beslissingen is nadrukkelijker aanwezig in organisaties. En niet alleen in de top, maar eigenlijk in alle lagen van de organisatie. Door gericht aandacht te besteden aan analyse van data die beslissingen ondersteunt, neemt de kwaliteit van informatie en de kwaliteit van beslissingen toe. Je krijgt bovendien betere data die zich lenen voor vergelijking en interpretatie. 

Sturing op actieve adoptie van data analyse stimuleert interactie en vergroot de acceptatie van Business Intelligence. Vooral kijkend naar de verschillende managementlagen is dit van groot belang. Het panklaar aanbieden van informatie en tooling is hier van groot belang, omdat veel zakelijke gebruikers vaak weinig affiniteit hebben met analyse technieken. Door op alle niveaus aan de slag te gaan met data analyse, wordt de data maximaal gebruikt, wordt er gestructureerder met data gewerkt en neemt het lerend vermogen van de organisatie toe. Ook ontstaat er een groter draagvlak voor het werken met Business Intelligence tooling en is het gebruik van analyse tools niet langer beperkt tot senior management.  

De technische knowhow die sommige analytische infrastructuren nodig hebben, zorgt echter voor een enorme menselijke afhankelijkheid voor het analyseren van gegevens, wat leidt tot analyse van informatie silo's. de vraag is  dan hoe informatie-ecosystemen kunnen worden gebouwd om te voorzien in de gegevensbehoeften van niet-technische gebruikers?

Het behoeft nauwelijks betoog dat de veelheid aan applicaties die organisaties gebruiken ertoe leidt dat er op verschillende plaatsen data over dezelfde entiteiten voorkomen. Dat vraagt derhalve om cross-functionele analyses, zeker nu er op veel plekken in de bedrijfsvoering end-end informatie nodig is voor besluitvorming. 

Echter in de praktijk zijn veel van deze applicaties niet gekoppeld of ontbreekt een validiteitscheck van de data, waardoor nog steeds vaak wordt volstaan met handmatige oplossingen en eenmalige spreadsheets. De kans dat er op verschillende plekken in de organisatie besluiten worden genomen op basis van onvolkomen inzichten, is daardoor nog levensgroot aanwezig. 

De sleutel ligt in de unificatie van data en de inzet van een platform. Het platform moet gebruikers in staat stellen op een eenvoudige wijze meerdere variabelen in hun samenhang te analyseren vanuit der verschillende relevante perspectieven, zodat hun wederzijdse afhankelijkheid inzichtelijk wordt. 

Bijvoorbeeld, door klanttevredenheid inzichtelijk te maken vanuit een help desk applicatie versus de annuleringen in een betaalapplicatie (bijv. Zoho Subscriptions) in een enkel dashboard, kunnen businesses de impact zien die de ene metric heeft op de andere metric.

Samenwerkende teams zien de waarde van het managen van een informatie ecosysteem, als het hen kan voeden met relevante inzichten. Het informatie ecosysteem moet hen helpen om vlot en precies de juiste inzichten aan de data te onttrekken, zodat er sneller besluiten tot stand kunnen komen. 

Echter staat daartegenover dat een eenzijdige, één-dimensionele benadering van de data de robuustheid van een informatie systeem aantast, in de zin dat haar vermogen om krachtige en verschillende inzichten te genereren dan wordt aangetast. Tussen precisie en veelzijdigheid dient een juiste balans gevonden te worden. In de dagelijkse praktijk kunnen inzichten gemakkelijk en onbedoeld gefragmenteerd worden tussen de verschillende teams in een organisatie. 

De vraag is dan hoe organisaties een informatiesysteem tot stand brengen dat niet alleen doelgericht informatie verzorgt maar ook een schatkamer aan inzichten biedt.

Organisaties kunnen hier gebruik maken van de best practices van anderen in het bouwen van een dashboard. Bijvoorbeeld, je zou je kritieke prestatie indicatoren gerepresenteerd willen zien in de top van je dashboard, in de vorm van widgets. Dit zou gebruikers helpen direct te begrijpen waar het met de 'critical mission' staat, zonder door je hele dashboard heen te hoeven scrollen. De daarop volgende reports kunnen de specifieke achtergronden van verdere onderbouwing  voorzien.

Begin daarom met de meest belangrijke set rapportages, die gerelateerd zijn aan de KPI's in de widgets. Het dashboard kan dan verder de rapportages bevatten die het actuele beeld illustreren, onderbouwen en inzichtelijk maken. In Zoho Analytics kan je dit vervolgens ook visueel aantrekkelijk maken door verschillende thema's te gebruiken.

Een belangrijke conclusie uit de praktijk is verder dat je verschillende dashboards nodig hebt voor de verschillende leden van eenzelfde team en ook verschillende dashboards per team. Bijvoorbeeld, een landen sales manager kijkt niet naar dezelfde KPI's met dezelfde detaillering als een regionale sales manager. Daarnaast is het altijd goed meerdere inzichten te presenteren, zodat de inzichten levendig blijven en een uitnodiging voor interactie opleveren. 

De goede samenwerking vinden is cruciaal om samen de beoogde doelen te bereiken. Met de real-time beschikbaarheid van data komt de mogelijkheid in beeld om met real-time samenwerking teams sneller tot besluiten te laten komen. Kunnen besluiten op zich sneller genomen worden door aanwezigheid van informatie, het beslissingsproces kent altijd een aantal stappen. Het is altijd van groot belang de data te interpreteren tegen de juiste context en achtergrond in elk stadium van besluitvorming. Verder is het belangrijk een mechanisme paraat te hebben waarmee de gevraagde informatie beschikbaar gemaakt kan worden, als teams daar naar vragen (´on-demand'). 

Echter kennen we allemaal ook de alledaagse praktijk van te lange vergaderingen, te veel emails en meer zaken die tot traagheid leiden in de besluitvorming. De vraag is dan hoe bedrijven samenwerking kunnen inbouwen in hun informatie ecosysteem, zodat het geheel responsief blijft. 

Zoho Analytics houdt met deze vereisten rekening doordat je rondom dashboards gemakkelijk kan samenwerken. Bijvoorbeeld, de dashboards kan je eenvoudig en snel delen met individuen of teams. En er is sprake van een verfijnd systeem van toegang controls dat zorgt voor een hoog niveau van data governance in organisaties. De dashboards kunnen bovendien gemakkelijk worden 'embedded' in hun context, zoals workflows, websites, webpagina's en meer, zodat teams gevoed worden met inzichten in de relevante context in elk stadium van besluitvorming. En het is juist vanuit de context dat teams leren en er meerwaarde aan inzichten wordt geboren in een omgeving waarin men snel antwoord krijgt op de informatievraag. Uiteraard is dit mechanisme ook behulpzaam bij het tot stand brengen van een cultuur van teamwerk in een organisatie. 

Een informatie systeem heeft ingebouwde 'accountability' nodig, omdat organisaties en hun bestuurders zich nu eenmaal naar de buitenwacht moeten verantwoorden en bovendien naar hun organisatie en teams hun besluiten moeten kunnen uitleggen.  

Echter speelt het element van subjectiviteit een belangrijke rol in het tot stand brengen van verantwoordelijkheidszin in organisaties. Een aantal teams zal wellicht gericht tijd en aandacht besteden om logica te bouwen waarmee zij rekenschap kunnen geven van hun besluiten en handelen. Maar lang niet alle teams en afdelingen doen dit. Het lijkt ook niet goed om het op eigen initiatief van teams en afdelingen aan te laten komen om rekenschap te geven aan de buitenwereld en de eigen organisatie. De vraag 'Hoe kan een informatie ecosysteem hierin voorzien'? is daarom belangrijk. 

Als we de eigenschappen van een robuust informatie ecosysteem kunnen combineren, hebben bestuurders alle data en instrumentatie die ze nodig hebben om verantwoording af te leggen. Dergelijke data-gedreven dashboards kunnen bestuurders van de nodige back-ups voorzien als het gaat om het afleggen van verantwoording. 

In de data gedreven wereld van vandaag de dag, zijn KPI dasboards onmisbare ingrediënten van tools die organisaties in staat stellen een robuust informatie ecosysteem te bouwen. Het spreekt voor zich dat het uiterst belangrijk is dat bestuurders van een bedrijf zicht hebben op de juiste eigenschappen van een geschikt platform dat hen kan helpen zo'n systeem tot stand te brengen.   

Leer meer over Zoho Analytics en het gebruik van dashboards. 

Meld je hier aan voor een gratis Zoho Analytics account voor 2 personen.

Kijk naar een webinar over “KPI dashboards—een onmisbare business enabler.”