Projectmanagers moeten excelleren in verwachtingsmanagement
Onlangs heeft Mark van Leeuwen, CEO van VOGSY, een poging gedaan een holistisch overzicht op te stellen van de vreemde en wonderlijke wereld van projectmanagement. Hij signaleert ook enkele duidelijke verbeterpunten voor zelfs ervaren projectmanagers.
Professional Services Organisaties ´live-and-die´ met de kracht van hun projectmanagers
Waarom communicatie zo belangrijk is
De projectmanager is aanspreekpunt van de de opdrachtgever, management, projectleiders en soms ook het bestuur van het bedrijf. Ze moeten:
kunnen onderhandelen over de definitie van succes voor het project
scheidsrechter zijn bij interpersoonlijke conflicten en navigeren met moeilijke persoonlijkheden
verschillende werkstijlen motiveren
goede verstandhouding onderhouden met de PM's van andere projecten
klanteisen vertalen naar projectaanvragen
"Nee" zeggen op een manier die niet iedereen afsluit
Excelleren in management van verwachtingen
Projectmanagement is succesvol wanneer het project op tijd en binnen het budget van start gaat, terwijl het team en de klant tevreden blijven. Ja, dat is een hele opgave - daarom is het zo moeilijk om projectmanager te zijn!
Eén van de meest kritische, maar over het hoofd geziene vaardigheden voor elke projectmanager is het managen van de verwachtingen van de klant en het team.
Verwachtingsmanagement is een mooie manier om te zeggen dat de projectmanager een duidelijk beeld heeft van de reikwijdte, het budget en de tijdlijn van het project, en de klant en het team gedurende het hele proces binnen die parameters kan ruziën.
Kei zijn in mensen en middelen management
Het gebruik van middelen is cruciaal voor projectsucces Als projectmanager moet je weten welke middelen (mensen, tools, materialen, etc.) beschikbaar zijn en hoe deze budget en tijdlijn beïnvloeden. Een slim projectplan is mooi, maar zonder de juiste mensen en vaardigheden is het allemaal voor niets.
De zorgen voor juiste middelen levert project-managers vaak enorme hoofdpijn. Het is tijdrovend om urenstaten en beschikbaarheid bij te houden en af te stemmen op het projectplan. Hoe meer mensen betrokken zijn, hoe makkelijker je fouten maakt. Steeds meer projectmanagers beginnen dit proces te automatiseren met behulp van professionele services-automatiseringstools (PSA's) zoals VOGSY..