Het Quote-to-Cash Process: Sleutel naar groei voor een Services Firma
Stroomlijn het werk waarmee je geld verdient: ophalen, uitvoeren en factureren van projecten
De beste professionele dienstverleners werken aan hun quote-to-cash-proces. En ze doen het op een berekenende manier. Of: wat is hun geheim? Natuurlijk is er niet alleen maar sprake van goed leiderschap, strategie - of zelfs een beetje geluk.
Bedrijven die groeien en snel en gestaag geld verdienen, ongeacht het economische klimaat, praten minder en ondernemen meer actie.
Hoe? Door de activiteiten te stroomlijnen waarmee ze geld verdienen: het ophalen, uitvoeren en factureren van projecten, ook wel het quote-to-cash-proces genoemd.
In dit artikel gaan we het hebben over hoe we dit onder controle kunnen krijgen, voorspelbare groei kunnen stimuleren en meer geld kunnen verdienen.
Denk aan het Quote-to-Cash proces als een estafette race
Bedrijven die groeien en snel en gestaag geld verdienen, ongeacht het economische klimaat, praten minder en ondernemen meer actie. Hoe? Door de activiteiten te stroomlijnen waarmee ze geld verdienen: het ophalen, uitvoeren en factureren van projecten, ook wel het quote-to-cash-proces genoemd.
In dit artikel gaan we het hebben over hoe we dit onder controle kunnen krijgen, voorspelbare groei kunnen stimuleren en meer geld kunnen verdienen.
Wat is quote-to-cash?
Waaruit bestaat het quote-to-cash proces?
Waarop services firma's moeten letten in hun quote-to-cash process
Hoe het quote-to-cash proces te verbeteren
Wat moet je software meten aan je quote-to-cash proces?
Vanaf het moment dat je verkopers een service aanbieden tot het moment dat je het geld in handen hebt, zijn je teams bezig met quote-to-cash. Quote-to-cash (afgekort tot Q2C) is de term die wordt gebruikt om te verwijzen naar alle bedrijfsprocessen die plaatsvinden tijdens de verkoop, levering en facturering van services. Met andere woorden, het is de levensader van je dienstverlenende onderneming.
Winnen is afhankelijk van een soepele en snelle transitie tussen de mensen die de diensten van je firma verkopen, aan mensen die het werk doen, en die op hun beurt weer aan de mensen die zorgen voor het geld in je bedrijf.
Het quote-to-cash proces volgt het stokje terwijl het wordt doorgegeven van sales aan service delivery en zij weer aan aan financiële teams. Op deze manier bestaat het netjes uit een aantal stappen.
Echter, het is te eenvoudig om het alleen op de oude manier te doen, dat wil zeggen het proces op te breken in geïsoleerde stappen in plaats van geïntegreerde stappen. Veel, zo niet alle - dienstverleners zijn hiermee bezig. En daarin, ik het zal het zo verder uitleggen, schuilt een groot probleem.
Maar afgezien van goede bedoelingen en beweegredenen, zo ziet de traditionele quote-to-cash cyclus er uit:
Terwijl je verkopers een verkoopkans volgen, sturen ze de potentiële klant een voorstel, compleet met een serviceaanvraag en een overzicht van de werkzaamheden (Statement of Work).
Als de kans is gewonnen, geeft het verkoopteam de teugels over aan de projectafdeling, waar het een project wordt.
Er worden middelen toegewezen aan het project.
Teamleden houden hun uren bij in urenstaten en dienen de gemaakte onkosten voor het project in.
Het projectteam levert het werk aan de opdrachtgever en de factuur wordt verstuurd.
Betaling komt binnen bij de debiteurenadministratie.
Het is tijd om je geschatte versus werkelijke budget en winstmarge te analyseren om te zien hoe succesvol het project was.
Wat is hier nu mis mee?
Wat zorgt er nu in de praktijk voor dat het quote-to-cash process niet goed loopt?
Kort gezegd: informatie silos.
Voordat het pistool zelfs maar afgaat, creëren silo's onvermijdelijke valkuilen die je estafettelopers doen struikelen terwijl ze naar de finish sprinten. Voor veel dienstverlenende bedrijven is het overhandigen van stokjes van verkoop in silo's naar afdelingen voor projectdelivery omslachtig en traag. Kritieke klant- en projectinformatie wordt niet vertaald, waardoor het project rijp is voor problemen als onder-levering, over-levering en scope uitbreiding (‘scope creep’) terwijl teams zich haasten om de fouten recht te zetten.
Naarmate iedereen langzamer wordt, neemt de factureerbaarheid af, worden tijdlijnen vertraagd en gaan je marges omlaag. De facturering loopt uit, de geschillen over facturering nemen toe, klanten voelen zich opgebrand en je cashflow wordt onderbroken. Dat kan voor een groeiend bedrijf de dood betekenen.
Allemaal omdat je teams niet waren uitgerust om tijdig toegang te krijgen tot essentiële informatie die ze nodig hadden.
Een robuuste quote-to-cash-tool kan tijdrovende taken automatiseren, bijvoorbeeld facturering, en je teams helpen efficiënter te werken, waardoor er tijd wordt bespaard voor factureerbaar werk, de sleutel tot de gezondheid, welvaart en groei van een servicebedrijf.
Creëer opportunity projecten die de basis vormen voor je financiële schattingen, inzet van staf en benodigde tijd.
Maak automatisch offertes en voorstellen op basis van je ‘soft’ boekingen en e-mail door integratie met je e-mailclient. Dit zorgt ervoor dat je verkopers nauwkeurige offertes kunnen leveren zonder vertragingen die het bedrijf geld kunnen kosten
Stuur berichten over veranderingen in de status van een opportunity zodat jij en anderen direct kunnen handelen. Je zou in staat moeten zijn om in de software snel te kunnen zien welke status een potentiële ‘sale’ heeft.
Berg alle documenten voor proposals en projecten netjes op één plek op, waardoor teamleden ze gemakkelijk kunnen vinden en openen.
Zet je opportunities om in een ‘live project, met alle benodigde informatie door een enkele klik. Simpel en snel.
Help je projectmanagers middelen toe te wijzen aan projecten door het matchen van rollen te automatiseren en een overzicht te bieden van de beschikbaarheid van alle teamleden, geplande uren voor projecten en mogelijke overplanning.
Vul urenstaten van tevoren in voor nauwkeurige, gemakkelijke tijdregistratie, zodat de klant correct wordt gefactureerd en het professionals geen tijd kost.
E-mail je teams met hun workflows, zodat ze direct contact met klanten kunnen opnemen. Het management kan taken toewijzen, in context communiceren en offertes, facturen, onkosten en urenstaten goedkeuren wanneer ze worden ingediend en projecten sneller en efficiënter verplaatsen.
Automatiseer facturatie runs. Idealiter zouden vaste projecten volgens een door jou gekozen schema moeten zijn, zodat je het kunt "instellen en vergeten", en tijd en materiaal uren zouden automatisch moeten worden overgedragen naar factuursjablonen. Net als je voorstellen zou het moeten zijn: klikken, goedkeuren, verzenden.
Synchroniseer debiteuren records met je boekhoudpakket en werk je financiële trackers bij, zodat je weet dat je in evenwicht bent.
Werk projectbudgetten, marges, planningen en voltooiingspercentages per product bij om schattingen en werkelijke cijfers in realtime te zien.
Je weet inmiddels dat een Q2C-systeem de kracht heeft om gegevens voor je teams te verzamelen en realtime financiële inzichten te geven die ze nodig hebben om de omzet te voorspellen, de winstgevendheid van projecten en bedrijven te bewaken en de groeidoelstellingen op koers te houden.
Laten we eens kijken naar enkele van de groeispecifieke statistieken die moeten worden geautomatiseerd en die in één oogopslag gemakkelijk te zien zijn. Dat wil zeggen, je wil zeker geen handmatige, langzame, foutgevoelige berekeningen die je naar alle waarschijnlijkheid alleen een zicht naar achteren geven; in plaats daarvan wil je weergaven van het heden en de verwachte toekomst, die je nodig hebt om beslissingen te nemen.
Naast de gebruikelijke rapporten zoals Cash Flow, Balans en Winst en Verlies van je boekhoudsoftware, zijn dit de kernstatistieken die je moet meten met behulp van Q2C-software om de winstgevendheid te stabiliseren en voorspelbaarheid te creëren.
Project marge
Geen enkel dienstverlenend bedrijf kan functioneren zonder de werkelijke projectmarges te kennen tegen de schattingen. De sleutel is om deze cijfers in realtime te hebben. Op deze manier voorspel en bewaak je en grijp je nauwkeurig in voordat de winstgevendheid een issue wordt. En als groeiend bedrijf heb je die gegevens nodig om de voortgang en haalbaarheid van je groeidoelstellingen te beoordelen.
Cost rate
Wanneer je een schatting maakt, is de kans groot dat je niet weet welk teamlid uiteindelijk het werk zal leveren. En dus, terwijl je je verkooppercentage van tevoren kent, weet je nog niet wat je werkelijke kostentarief zal zijn. En zoals je weet, hebben verschillende teamleden verschillende kostentarieven. Alles gezegd en gedaan, moeten de tarieven hoog genoeg zijn om de kosten van je resources, niet-factureerbare uren, overheadkosten en terugkerende bedrijfskosten en natuurlijk je marge te compenseren.
Met Q2C-software kan je inzoomen op eerdere en huidige werkopdrachten om de werkelijke versus geschatte kostentarieven te begrijpen, zodat je weet dat je de juiste balans vindt en dat je nooit meer betaalt dan je verdient.
Employee billability
Zoals je weet, is de factureerbaarheid van werknemers de belangrijkste meetwaarde om bij te houden. Dus wat gebeurt er als je het nergens in zicht hebt? Je verliest de controle over de winstgevendheid.
Je moet op elk moment weten hoeveel van de tijd van je werknemers rechtstreeks aan projecten kan worden toegerekend en de nodige wijzigingen aanbrengen als de facturatie daalt.
Om hier bovenop te blijven, wil je een real time dashboard dat je de prestaties laat zien in termen van werkelijke gefactureerde uren, factureerbare percentages en ook de werkelijke verkoopcijfers per resource, afdeling of het hele bedrijf.
Winstgevendheid van klanten
Verspil geen tijd aan klanten die niet veel winstmarge voor je bedrijf opleveren. Dat is een onfeilbare manier om de groei te vertragen, en ze kunnen zelfs door niet-factureerbare uren branden die je nooit meer terugkrijgt.
Je moet het winstpercentage van de klant per maand, per kwartaal en per jaar weten om de waarde te weten die ze bijdragen aan je servicebedrijf. Als je de winstgevendheid van de klant markeert, kan dit erop wijzen dat je contact moet opnemen met de klant om te kijken of er iets is dat je moet oplossen, of dat het tijd is om verder te gaan zonder elkaar. Je zal ook willen zoeken naar patronen in de winstgevendheid van klanten op grootte, bedrijfstak, enzovoort om de meest waardevolle deelsectoren van de markt te identificeren waarop je je moet richten.
Revenue forecast
Heb je het geld om je bedrijfsplannen tijdens je groeitraject uit te voeren? Controleer je omzetprognose. Omzetvoorspelling is fundamenteel voor de Q2C-cyclus, maar veel servicebedrijven gebruiken geen Q2C-software om directe en correcte prognoses te leveren. Te veel mensen gebruiken nog steeds slechte gegevens en voorspellen langzaam met de hand, terwijl de voorspellingselementen al die tijd verschuiven. Quote-to-cash-oplossingen zijn er om inkomstenprognoses te automatiseren op basis van de juiste formule:
Werkelijke omzet + omzet gecombineerd van je geplande en ongeplande orderboeken + projecten in je pijplijn = je omzetprognose.
Resource forecast
Wil je meer projecten aannemen? Je moet weten dat je over voldoende personeel beschikt voor het werk, wat betekent dat je de juiste resource forecasting in je software nodig hebt.
Met je Q2C-tool kan je de resourcevereisten en toewijzingen voor live projecten en pijplijnopportuniteiten tot vele maanden in de toekomst voorspellen. Het zou je ook op de hoogte moeten brengen van eventuele verwachte downtime, zodat je weet wanneer je je verkoopteam of teamleads nodig hebt om hun inspanningen op te voeren.
Een grafische weergave van het GANTT-type zal helpen, vooral wanneer het een "live" weergave is die onmiddellijk wordt bijgewerkt wanneer de projectplanning verandert. Of zelfs wanneer een verkoopkans is gesloten en tijdelijke aanduidingen moeten worden vervangen door echte teams of de ingekleurde tijd is nu vergrendeld.
Days Sales Outstanding - de betaaltermijn
Zoals men zegt, Cash is King. Zaken die een negatieve impact hebben op het aantal dagen dat je rekening uitstaat bij klanten voordat deze betaald wordt:
Overmatig lange betalingscondities
Correcte adressen en gegevens van de ontvanger
Nauwkeurigheid van in rekening gebrachte zaken (Line item accuracy)
Naleven van het contract
Helderheid van de beschrijvingen
Klanttevredenheid
Eigenlijk is dit een perfecte illustratie van het Q2C proces. In dit proces komen alle actoren uit je business aan bod.
Sales bepaalt de voorwaarden, vaak samen met Legal of Finance. Sales verzekert ook dat de CRM gegevens voor adressering en ontvangers van de factuur kloppen. Finance of Administratie moet er voor zorgen dat deze details correct worden ingevoerd in het financieel systeem. Zeker voor time & material projecten, moet de informatie op de factuur kloppen en beknopt zijn en compleet voor een bepaalde periode zo dat je de cash van de factuur niet mist.
Je Delivery Teams hebben een rol in het juist administreren van de gewerkte uren in de time-tracking software. Project Managers valideren de gewerkte uren en zorgen ervoor dat de beschrijvingen van de werkzaamheden duidelijk zijn en in overeenstemming met de met de klant gemaakte afspraken. Ze bewaken ook het budget en de oplevering in een project management tool en signaleren en behandelen signalen over klant (on)tevredenheid. Als tijdlijnen schuiven door de beschikbaarheid van staff hebben ze resource planning tools nodig om deze rimpels te voorspellen en te managen.
Het in staat stellen van alle actoren om het stokje correct door te geven is de sleutel naar het op tijd en volledig betaald krijgen voor je werk.
Q2C software, die bestaande silo oplossingen vervangt, kan daarbij van wezenlijke betekenis zijn.
Als er silo's bestaan in je quote-to-cash-structuur, zullen ze het quote-cash proces zeker aantasten. Dit is geen verrassing meer - Q2C is tenslotte een estafette race. Als je team wil presteren, werkt het niet lekker als je racebaan vol gaten zit.
Q2C-software maakt dat pad soepel en voorspelbaar. Het zorgt ervoor dat je je kunt concentreren op de dingen die je bedrijf tastbaar laten groeien: factureerbaar werk, tijdige en correcte facturering en realtime statistieken om de prestaties te meten. Uiteindelijk is dit wat je zal helpen de facturering, productiviteit en winst te verhogen - en waarom het repareren van je Q2C-proces niet kan wachten.
Boek vandaag nog een demo van VOGSY om gebruik te maken van een winnend quote-to-cash-systeem.
Meer inzichten nodig?
Wil je meer leren hoe je je PSO met meer gemak en resultaat laat opereren? Neem contact met ons op. We helpen je de juiste resultaten te bereiken die je nodig hebt om je business te laten groeien: betere marges, lagere overheadkosten, hogere benutting en meer opbrengsten.
Eenvoud doet ertoe. Ook in professional services organisaties
SPI Research Whitepaper
Informatie is het nieuwe geld in professional services. Vandaag de dag hebben professional services organisaties oplossingen nodig die eenvoudig in gebruik zijn en die uitnodigend zijn om hogere niveaus van productiviteit en winst te behalen. En uiteraard met behoud van hoge niveaus van tevredenheid van klanten en medewerkers.
Sjoerd van der Maaden, Founder van Specialisterren
"Met VOGSY van start gaan was snel en eenvoudig. Iedereen kwam vlot aan boord eigenlijk vanaf het prille begin. Direct al zagen we forse en direct merkbare verbeteringen in overall-efficiency, als gevolg van het sneller en beter uitwisselen van informatie. In de tweede maand dat we VOGSY gebruikten viel onze workload voor het sturen van de facturen terug van 2 dagen naar 2 uur".
