Astig Planning: eindelijk in staat om verantwoord te groeien  

Het primaire doel van Fixmer-Oraiz was het bereiken van 'geïnformeerde groei'. Voor Astig Planning betekende dit dat ze wilden weten hoe efficiënt projecten en voorstellen werden beheerd, hoe en waar het personeel kon groeien en of projecten voldeden aan budget- en margevereisten. Naast deze inzichten had Fixmer-Oraiz een uitsplitsing nodig van de factureerbare uren van werknemers in relatie tot de door hen geregistreerde tijd.

Maar de ongelijksoortige Spreadsheet-systemen van Astig Planning voor projecten, tijdregistratie en financiën konden deze inzichten samen niet bieden. Facturering bleef grotendeels niet goed te volgen en budgetten en marges waren niet realtime en evenmin betrouwbaar.

Astig Planning had geen manier om kansen in de markt, uitgebrachte voorstellen en de projectpijplijn in realtime te volgen. Dit maakte het moeilijk om kansen goed te benutten en te weten welke ‘opportunities’ waarschijnlijk gewonnen deals zouden worden. Dat maakte het vergolgens weer moeilijk maakte om te anticiperen op middelen en planning.

"Ik was er zeker van dat we in elk project over het budget en de begrote uren heengingen, maar ik wist het niet echt. We hadden simpelweg de gegevens niet", zegt Fixmer-Oraiz. 

Fixmer-Oraiz wist dat, om de groei van het bedrijf een boost te geven, Astig Planning een goed geïnformeerd personeelsbestand met de juiste vaardigheden op de juiste afdelingen moest laten groeien. Maar Spreadsheets waren niet in staat om duidelijk te maken wie en wanneer ze moesten inhuren.

Op basis van een diverse pool van grafisch ontwerpers, gemeenschapsorganisatoren en veerkrachtplanners, moest Fixmer-Oraiz ook weten welke functies het meest logisch zouden zijn voor fulltime, parttime en onderaannemersposities.

Niet-declarabel werk voor gemeenschapsopbouw is belangrijk voor de bedrijfsontwikkeling van Astig Planning, aangezien het verdiepen van de relaties met maatschappelijke organisaties leidt tot meer impactvolle resultaten en mogelijk gefinancierde samenwerkingen in de toekomst.

Zonder controle over de balans tussen factureerbaar en niet-factureerbaar werk, zou Astig Planning echter moeite hebben om projecten winstgevend te maken.

Thuis in de Google Workspace-apps die ze elke dag gebruiken, heeft het team van Astig Planning een ​​duidelijk voordeel met VOGSY's native integratie met Google Workspace en een gebruiksvriendelijke interface op basis van Google's Material Design. Maar dit is nog maar het begin.

In één uniform systeem kan de organisatie alles plannen en volgen: kansen, tijd, projectplanningen, geschatte versus werkelijke projectmarges, factureerbare versus niet-factureerbare uren, projectbudgetten en -kosten - in realtime.

VOGSY geeft Astig Planning kennis van Trends zoals:

• Hoeveel projecten over of onder het budget gaan met realtime tracking van budget, uur, kosten en verkooppercentages
• Succespercentages van voorstellen met behulp van VOGSY's gemakkelijke tracking van gewonnen en verloren deals
• Hoe efficiënt en goed uitgebalanceerd de tijd van teamleden is met een weergave van factureerbare versus niet-factureerbare uren per medewerker in een realtime grafiek

Nu met VOGSY heeft Astig Planning een naadloze afstemming tussen projectverkoop, planning, financiële analyse en zijn groeidoelstelling.

De verkooptrechter- en pijplijnprogressiegrafieken van VOGSY bieden inzicht in gewonnen, verloren en nu waarschijnlijk gewonnen deals, wat licht werpt op welke projecten moeten worden gepland en waar Staffing mogelijk moet toenemen. 

.

Ondertussen informeert VOGSY de teamleden over de status van verkoopkansen of en wanneer deals minder optimistisch worden en onmiddellijke aandacht vereisen, zodat ze minder snel mislukken.

Projecten zijn eenvoudig te plannen met sjablonen voor werkverdelingsstructuur en te volgen met realtime planning, datum en percentage van voltooiing, budget uitnutting en margepercentages. Werkelijke versus geschatte budgetten en marges op afzonderlijke te leveren producten kunnen worden uitgebreid om de toewijzing van middelen, uren, kosten en verkooptarieven weer te geven.

Met gedetailleerde projectinformatie zoals deze weet Fixmer-Oraiz in één oogopslag wie wat doet voor elk project of Astif product en zij de projectvoortgang, nauwkeurigheid van de begroting en winstgevendheid volgen.

De tijd die wordt bijgehouden in de urenstaten van VOGSY, werkt automatisch budgetten en marges bij, waardoor het team betere voorstellen kan schrijven en de winstgevendheid op schema kan houden. Factureerbare uren worden automatisch bijgewerkt en kunnen worden vergeleken met niet-factureerbare uren in realtime grafieken, waardoor Fixmer-Oraiz de gegevens heeft die ze nodig heeft om eindelijk te begrijpen waar de tijd van haar team naartoe gaat, het gebruik van ingezette resources te verbeteren en te beoordelen hoeveel uren ze in andere projecten kwijt kunnen.

.

Door factureringsgegevens te vergelijken met een projectplanningstijdlijn die alle projecten toont, zowel lopende als geplande, kan Fixmer-Oraiz de tijd van resources ook nauwkeuriger en winstgevender verdelen tussen factureerbaar en niet-factureerbaar werk.

Wanneer Fixmer-Oraiz informatie nodig heeft om slimme wervingskeuzes mogelijk te maken, kan ze gebruikmaken van VOGSY's heatmap voor de beschikbaarheid van mensen, de tijdlijn voor projectplanning en een database met activiteiten waarvoor resources zijn goedgekeurd. Met deze tools kan Fixmer-Oraiz snel de vaardigheden die ze heeft scheiden van de vaardigheden die ze nodig heeft, wanneer ze ze nodig heeft en voor welke projecten.

"We zijn eindelijk in staat om verantwoord te groeien", zegt Fixmer-Oraiz. "En we zouden het niet kunnen doen zonder VOGSY".