DiUS schaalt op met ERP software van VOGSY  

Volgens Emma Crowl, CFO bij DiUS, is het door de jaren heen een bijzonder grote uitdaging geweest om de juiste softwareoplossing te vinden die is ontworpen voor de middenmarkt. Als het gaat om ERP- en financiële software, was er meestal software die is ontworpen voor kleine bedrijven of voor grote bedrijven met niet veel annsluitende opties in het midden van de markt.

Op het moment dat een bedrijf klaar is om op te schalen van een klein bedrijf, veranderen de behoeften van het bedrijf, worden ze volwassen en worden ze complexer. Zo ook bij DiUS. 

“Het was heel moeilijk om software te vinden die aan je behoeften voldoet en je kant-en-klare geavanceerde functies biedt, maar met de flexibiliteit om sommige functies aan je vereisten aan te passen, terwijl je toch wendbaar blijft en niet te veel wordt beheerst door controles en processen. En dat allemaal zonder het grote prijskaartje.” – Emma Crow

Voor DiUS was één van de belangrijkste kenmerken om naar te streven dat elk systeem met elkaar zou kunnen praten, zodat er een naadloze informatiestroom is gedurende de hele bedrijfscyclus.

"DiUS bestaat al zo'n 18 jaar en heeft in deze periode een enorme groei doorgemaakt, tot het punt dat onze systemen de omvang en behoefte van het bedrijf niet langer konden ondersteunen." Zegt Clency Coutet, directeur en medeoprichter van DiUS.

Het was dus belangrijk dat een nieuw systeem het bedrijf nu en in de toekomst zou ondersteunen, met efficiëntie en betrouwbaardere actuele gegevens om gemakkelijker beslissingen te kunnen nemen. Om nog maar te zwijgen van het besparen van vele uren per maand door het afstemmen van verschillende datapunten van meerdere systemen.

Omdat DiUS een adviesbureau is, voornamelijk gericht op het leveren van op ´time and material´ (regie) gebaseerde projecten, was Professional Services Automation het belangrijkste onderdeel van het besturingssysteem.

Coutet: “In staat zijn om al onze projecten op een consistente manier te beheren, met één druk op de knop up-to-date informatie te hebben en transparant te zijn over elk van onze hoofdkantoorteams is van onschatbare waarde voor ons en zal ervoor zorgen dat we veel vertrouwen kunnen hebben in de informatie die we hebben om beslissingen te nemen voor ons bedrijf en ervoor te zorgen dat we blijven groeien.”

Na vele jaren geleden hun eigen PSA-platform te hebben gebouwd, was DiUS op zoek naar een SaaS 'kant-en-klaar'-oplossing om hun end-of-life-oplossing van eigen bodem te vervangen.

"VOGSY is voor bedrijven die zich in het midden van bedrijfsgroottes bevinden." zegt Crowl: “Dat zijn de bedrijven die willen opschalen; ze hebben meer complexiteit en volwassenheid nodig van hun bedrijfsactiviteiten, en ze zijn in staat om aanpassingen te krijgen op gebieden die ze nodig hebben, maar ook om de ´best practices´ te gebruiken om hun bedrijf te laten groeien.”

“We waren op zoek naar een product dat in de cloud is gebouwd met behulp van moderne technologieën die met ons mee kunnen groeien en schalen. Een product gebouwd op een moderne technology stack.” Zegt Coutet. "Er is veel volwassenheid en ervaring in VOGSY, maar zonder de erfenis die vaak wordt aangetroffen bij traditionele leveranciers."

Een belangrijk kenmerk dat DiUS vanuit het bestaande systeem wilde repliceren, was een proces waarmee aan klanten wekelijkse urenstaatrapporten konden worden verzonden die rechtstreeks vanuit de e-mail konden worden goedgekeurd zonder dat de klant hoefde in te loggen op een portal. Dit was essentieel voor de soepele gebruikerservaring van DiUS-klanten van goedkeuringen en facturering en dat zorgde op zijn beurt voor een gezonde cashflow.

Emma Crowl: “We hadden een ontdekkingsgesprek, waarbij we het VOGSY-team door ons bestaande proces stapten en wat we hen vroegen te ontwikkelen. Wat ons door VOGSY in een heel korte tijd werd geleverd, overtrof onze verwachtingen en zorgde ervoor dat we geen beat misten bij onze klanten toen we van systeem wisselden.”

Wat belangrijk was voor DiUS was om een ​​partner te hebben die geïnteresseerd was om met hen samen te werken om zowel hun bedrijf te helpen als nuttige inzichten op te doen om hen in staat te stellen hun product te laten groeien.

"VOGSY's bereidheid om met ons samen te werken om extra functies te leveren, was erg belangrijk", zegt Coutet. "Het voelde altijd alsof er niets van tafel was. Ze staan ​​altijd open voor suggesties over welke functies en toevoegingen het geweldig zou zijn om in het Platform te hebben.”

Crowl is opgetogen; “Zes maanden geleden voelde het alsof we nooit een oplossing zouden vinden, we hadden 2 jaar geprobeerd om de juiste oplossing te vinden via meer traditionele ERP-providers, het was een pijnlijk en ontmoedigend proces, maar zodra ik VOGSY op een Google seacrh vond, werd de weg voorwaarts veel duidelijker en we hebben de nieuwe systeemimplementatie in recordkorte tijd kunnen omkeren!”

Volgens zowel Crowl als Coutet komen de benadering van VOGSY en de zeer duidelijke wens om het best mogelijke product voor hun klanten te maken in elk gesprek naar voren.

“Ze konden putten uit kennis van wat andere klanten hadden gedaan om ons te helpen de juiste weg voorwaarts te vinden om het platform op de beste manier voor ons bedrijf op te zetten.

Het implementatieproces is een van mijn favorieten die ik ooit heb meegemaakt. Ik heb in de loop van mijn jaren een paar systemen in een paar verschillende bedrijven geplaatst. En ik kan eerlijk zeggen dat ik echt genoten heb van de onboarding-ervaring met VOGSY.”

“VOGSY gaf ons het beste van twee werelden, het voorzag ons van een systeem waarmee een CRM in VOGSY kan worden geïntegreerd, terwijl het nog steeds over de CRM-functies binnen VOGSY beschikt om het beheer van projecten te ondersteunen vanaf de offerte die wordt opgeworpen via middelen, projectbeheer, urenregistratie, declaraties tot en met het versturen van de factuur. Allemaal op één plek.

Dit alles werd vervolgens naadloos geïntegreerd in ons boekhoudsysteem, wat een volledige end-to-end-oplossing garandeert en het beste van alles is dat het is geïntegreerd met Google, waardoor bestands- en documentbeheer zo veel eenvoudiger wordt.”

Dius was in staat om van systeem te veranderen zonder een beat met hun klanten te missen of de bedrijfsvoering te veel te verstoren. Gebruikersadoptie was een fluitje van een cent. VOGSY stelde DiUS in staat om veel processen te stroomlijnen en de hoeveelheid dubbele invoer die nodig was te verminderen.

“We kijken uit naar een jarenlange samenwerking; vooruit en naar boven, met nog veel meer discussies over welke feature-builds de volgende zouden kunnen zijn!!” Zegt Crawl . "En zonder twijfel is het waarschijnlijk vanzelfsprekend, maar ik raad VOGSY aan aan iedereen die op zoek is naar een PSA-systeem voor schaalvergroting of middelgrote bedrijven." 

"In het bijzonder, als je de geweldige integraties met een CRM-, Jira- en Accounting-systeem kunt benutten, zorgt dit ervoor dat je op elk gebied de beste in zijn soort krijgt zonder compromissen te hoeven sluiten."

Wil je meer leren hoe je je services organisatie met meer gemak en resultaat laat opereren? Neem contact met ons op. We helpen je de juiste resultaten te bereiken die je nodig hebt om je business te laten groeien: betere marges, lagere overheadkosten, hogere benutting en meer opbrengsten. 

Wout Klok, Managing Director 

 w.klok@geefirm.com
  +31 6 5575 1690