RaceRocks verbetert kwaliteit en financiële voorspelbaarheid

Vóór VOGSY gebruikte RaceRocks een groot aantal tools om Quote-to-Cash servicelevering te ondersteunen, waaronder Google Spreadsheets, Dropbox, Xero, Dovico en HubSpot. Maar een gebrek aan interconnectiviteit tussen deze tools zorgde voor een worsteling om resources nauwkeurig te plannen, facturering te volgen en de voortgang en winstgevendheid van projecten te bewaken.

Projectmanagers hadden moeite om te begrijpen hoe druk hun teams waren. Omdat er geen verteerbare manier was om te zien wanneer resources waren geboekt, voor welke projecten en voor hoeveel uur, was de projectplanning te rigide. Dit uitte zich in voortdurende problemen als overboeking en slechte bezetting.

“Vergeleken met andere software vendors geeft VOGSY een enorme ‘bang for our buck.’

– Craig White, Project Management Office Director van RaceRocks 3D Inc.

RaceRocks is een groeiend bedrijf en moest zijn inzichtelijkheid van factureerbare en niet-factureerbare uren van werknemers verbeteren.

Projectmanagers hadden een eenvoudigere manier nodig om ervoor te zorgen dat hun teams hun doelen bereikten, aangezien de weergave van deze statistiek niet direct beschikbaar was in de RaceRocks-systemen. Hierdoor moesten de managers van projecten in de praktijk hun toevlucht nemen tot handmatige berekeningen.

Project Management Office Director Craig White en zijn projectmanagers waren aan het goochelen met timesheets, Excel-sheets en budgetsheets. De enige manier om projecten als geheel te zien, was door met de hand dashboards te maken en gegevens van de verschillende bladen te kopiëren en in het dashboard te plakken.

Om dit tijdrovende proces te elimineren en projectmanagers te helpen de leiding over de voortgang van het project tijdig bij te werken, had RaceRocks een geavanceerde software oplossing nodig om de project inzichten automatisch in één samenhangend overzicht te leveren.

Mavenlink, Monday.com, VOGSY en Dovico stonden op RaceRocks short list van software tools. Maar alleen VOGSY leverde wat RaceRocks zocht: een complete Quote-to-Cash oplossing.

Omdat teams al Google Workspace gebruikten, was het vrij logisch met VOGSY’s native Google Workspace integratie deze  in te zetten voor hun workflows. Hoe dan ook, wat onmiskenbaar en doorslaggevend was voor deze services firma, was VOGSY’s weergave van real-time data in een eenvoudige en heldere user interface.

"VOGSY zag er veel gebruiksvriendelijker uit en was visueel veel aantrekkelijker", zegt White. “Vergeleken met andere leveranciers die er zijn, biedt VOGSY ons enorm waar voor ons geld in termen van licentiekosten, maar ook onboarding en doorlopende kosten. En dat zonder compromissen op functionaliteit of ondersteuning.”

Om de systemische problemen op te lossen, had het bedrijf een geheel nieuw systeem nodig, een systeem dat verschillende eenvoudige maar make-or-break-doelen zou ondersteunen:

• Vind een Quote-to-Cash-oplossing die alle bedrijfsactiviteiten met elkaar verbindt en het gebruik van meerdere spreadsheets, tools en repositories elimineert
• Stroomlijn facturering en belangrijke projectfinancieringsstatistieken zoals budgetverbranding en winstmarge
• Maak personeelsbezetting, facturering en margegegevens transparant om financiële doelen te bereiken

Het resultaat: verbonden Quote-to-Cash workflows

Met een gecentraliseerd systeem dat elk onderdeel van het Quote-to-Cash-proces met elkaar verbindt, hebben White en zijn teams direct een duidelijk beeld van projectplanningen, budgetten en marges in het VOGSY projectdashboard zonder handmatige inspanning en spreadsheets.

Dankzij vereenvoudigd projectbeheer kunnen White en zijn projectmanagers de voortgang van het project nauwlettend in de gaten houden in combinatie met de winstgevendheid en op het juiste moment ingrijpen als een van beide niet goed werkt.

Projectmanagers voorspellen met VOGSY nu eenvoudig de inzet van mensen en optimaliseren hun uren. Terwijl de werkdruk en beschikbare uren van werknemers voorheen moeilijk te zien waren, biedt VOGSY een heatmap van hun geplande projecten, beschikbaarheid, overplanning en resterende uren om te plannen tegen een visuele tijdlijn. Voor White is de mogelijkheid om snel rood gemarkeerde verstoppingen te zien en te beginnen met het opnieuw toewijzen van mensen en middelen, wat waardevol is in termen van zowel tijdwinst als kwaliteitsborging.

Met VOGSY begint betere inzet van mensen in het ´opportunity´stadium. Door de verkooppijplijn en voortgangsgrafieken van VOGSY te bekijken, kunnen teams zien wanneer kansen een bepaald waarschijnlijkheidspercentage hebben en eerder beginnen met het plannen van middelen, waardoor de voorspelbaarheid wordt vergroot en de prognoses voor middelen en inkomsten worden verbeterd.

VOGSY zorgt voor een snel goedkeuringsproces voor facturen, wat zorgt voor minder administratieve lasten en een meer gestroomlijnde boekhouding.

Het geautomatiseerde facturatiesysteem van VOGSY is gebaseerd op factuursjablonen die automatisch worden ingevuld op basis van gegevens uit tijdregistratie, projectkosten, onkosten en projectinformatie binnen VOGSY's Quote-to-Cash-systeem. Wanneer deliverables klaar zijn om te worden gefactureerd, hoeven projectmanagers alleen nog maar goed te keuren of af te wijzen.

Dit betekent minder hercontroles, omdat automatisering de nauwkeurigheid van facturen verhoogt, evenals snellere facturering en een stabielere cashflow.

De factureringsgrafieken van VOGSY geven zicht op het antwoord op de vraag of teams financiële doelen halen - en wat te doen als dat niet het geval is.

Door te kunnen zien of de facturering boven of onder de doelstelling ligt, kan White problemen identificeren aan zowel de verkoop- als de projectleveringszijde die van invloed zijn op de bedrijfsresultaten.

Bijvoorbeeld vragen als:

• Brengt het Business Development-team voldoende binnen om de Projectteams te voorzien van voldoende werk?

• Zijn er te veel of te weinig teamleden aanwezig?

• Moeten projectmanagers nagaan waar en wanneer mensen middelen kunnen worden toegewezen om uitnutting van beschikbare medewerkers en de facturering te verbeteren?

Deze informatie helpt RaceRocks om zijn teams en zijn Quote-to-Cash-proces beter te ondersteunen vanuit het financieel perspectief dat de organisatie nodig heeft voor meetbare groei.