Met dynamic email handel je workflows af in Gmail zonder je inbox te verlaten
Geef je gebruikers de vrijheid om administratief werk in hun inbox te doen
Het is Phase II van ons plan om gebruikers meer vrijheid te geven hun werk te doen in de applicatie waarin ze een groot deel van de dag doorbrengen, elke dag opnieuw: email. Quotes goedkeuren, toegang tot belangrijke documenten en commentaren op projecten waarover je mail krijgt - zonder dat je moet ‘tab surfen’.
Je zal het echt merken wanneer dat gebeurt in je organisatie en je collega's en jij onmiddellijk met zaken in Gmail aan de slag gaan. We vertellen je graag meer over dynamic email en wat je ermee kan bereiken.
Dynamic email stelt je in staat veel meer te doen met je mailberichten anders dan het bekende ‘forward’ en ‘reply’.
Bedrijven kunnen email gebruiken als een verlengstuk van hun eigen processen en workflows. Met dynamic email, kunnen Gmail gebruikers interactie hebben met mails als ware het business software. Ze kunnen taken toewijzen of uitvoeren, employees aanspreken en commentaar geven in de communicatiekanalen van de organisatie. Het gaat dus niet om meegestuurde links naar een andere website of applicatie, het gebeurt binnen Gmail en het gebeurt ogenblikkelijk.
AMP, dat staat voor Accelerated Mobile Pages, is de technologie die dynamic email interactief maakt. Origineel ontwikkeld om grotere documenten op mobiele telefoons sneller toegankelijk te maken, is deze technologie aangepast om het openen van emails meer als het bezoeken van een webpagina te doen.
Sinds Gmail het AMP email format heeft omarmd, zijn bedrijven in staat om meer intuïtieve ervaringen te creëren voor hun klanten en ingebouwde actie elementen als buttons, clickbare plaatjes en commentaar velden.
Intuïtieve technologie zoals dit is de reden dat VOGSY ervoor gekozen heeft het ontwerp van haar Professional Services Automation te integreren en conceptueel af te stemmen met Google Workspace (feitelijk is VOGSY de enige PSA oplossing voor Google Workspace).
De meeste professionals wonen ongeveer in hun inbox. Is het dan niet tijd om die als je eigen werk hub te gebruiken?
VOGSY zal je dynamische emails sturen voor de workflows die je kiest en je vragen actie te nemen wanneer dat nodig is. Je hoeft niet in VOGSY in te loggen om de relevante details te zien, een gemaksfactor die veel VOGSY gebruikers waarderen, want het scheelt ze veel werk en tijd.
Met VOGSY die je mailt over new business opportunities en veranderingen in je project outlooks, kan je het ijzer smeden als het heet is.
Dynamic email betekent dat je minder zaken hoeft te checken gedurende de dag. Deze tijdsbesparingen leiden tot meer productiviteit van je team en zorgt ervoor dat je in 24 uur meer doet samen. Dynamic email is dus VOGSY in je Gmail.
Veel van de acties die je kan doen in VOGSY kan je nu uitvoeren in Gmail. Dat betekent dat, zonder je mail te verlaten, je kan:
Quotes en facturen goedkeuren en versturen naar klanten
Reviewen en goedkeuren van de timesheets van je team
Vrijgeven van team expenses of inkoopfacturen voor betaling
Op de hoogte blijven van de voortgang en veranderingen in opportunities en projecten
Toegang krijgen tot documenten toegevoegd aan projecten en organisaties in VOGSY
Dit is slechts een handvol voorbeelden van wat je zal aantreffen in “AMPlified” mails. Met meer dan 60 workflows die je direct in je inbox aangeleverd krijgt, lossen we een belofte in om het werk gemakkelijker te maken, meer intuïtief en - in de meeste gevallen - weer een beetje leuker.
Laten we enkele typische AMPlified mails bespreken die je ontvangt.
Goedkeuringen (‘approvals’)
Wanneer iets je goedkeuring nodig heeft, wordt het automatisch naar je inbox gestuurd. In plaats van het checken en rechecken voor een quote, waarvan de accountmanager zei dat die einde dag klaar was, kan jij gewoon ander werk doen. Dit in de wetenschap dat die mail aan je verstuurd wordt op het moment dat de quote in VOGSY is gemaakt.
Je ontvangt het document (opgeslagen in Google Drive, natuurlijk), de optie om de opportunity te onderzoeken op meer details en in een commentaar veld vragen te stellen aan de collegae in VOGSY.
Vervolgens de knop “Approve” of “Reject” indrukken en je bent klaar. “Approve” stuurt de quote naar de klant, zonder enige verdere actie voor jou. Gangbare ‘approvals’, waarvoor je dynamische mails ontvangt, zijn:
Facturen (Invoices)
Offertes (Quotes)
Tijdverantwoordingen (Timesheets)
Kosten declaraties (Expenses)
Of je team nu jou nodig heeft voor een OK om de klant te factureren of om de tijd verantwoordingen goed te keuren, je hoeft niet meer bij je email account vandaan om te reviewen en goed te keuren.
Een andere gemakkelijke functie van dynamic email is het automatisch updaten van een actie die je al gedaan hebt. Laten we zeggen dat je een concept-factuur hebt afgewezen in een dynamic email. Als je de mail opnieuw opent, blijft alles hetzelfde, maar verdwijnen de “Approve” and “Reject” buttons. Deze ingebouwde veiligheidsmaatregel zorgt ervoor dat je niet per ongeluk een actie herhaalt (zoals de klant nogmaals factureren).
Project en opportunity updates
VOGSY geeft je opties om email notificaties te ontvangen wanneer projecten of or opportunities en hun elementen worden gecreëerd, veranderd, geupdate, afgerond of over tijd zijn. Je blijft altijd in de loop zodra projectplannen zijn geupdate of een opportunity’s outlook verandert, zodat je met koerscorrecties in actie kan komen.
Je kan new business gedurende het gehele traject in de gaten houden, door het project stadium tot aan de facturering, door de bijbehorende dynamische email notificatie in de VOGSY instellingen aan te zetten.
Door de “Opportunity won: create project” dynamische email notificatie aan te zetten en ontvang je een email als een deal met een klant rond is en het tijd is om het project te gaan inplannen.
Je kan de lifecycle van een project volgen en blijven communiceren met je team in VOGSY wanneer deliverables worden gemaakt, mijlpalen worden bereikt (of gemist) en facturen worden gemaakt. Alles vanuit Gmail.
Succesvolle projecten die binnen budget blijven en die de hoogste winsten genereren, zijn afhankelijk van jouw vermogen om actie te ondernemen als die de meeste impact heeft. Dat tijdstip is voor de meeste servicebedrijven onmiddellijk. Dynamische project en opportunity updates in je mail kunnen je bedrijf een flinke boost geven.
Andere updates die VOGSY naar je stuurt zijn:
Nieuwe projectdocumenten
Veranderingen in opportunity status
Veranderingen in gezondheid van opportunities en projecten
Notificatie dat een factuurschema ontbreekt
Project afronding notificaties
Goedkeuringen en afwijzingen van inkoopfacturen
Een percentage van gebudgetteerde uren is overschreden
Klant en supplier updatesDienstverlenende bedrijven zijn afhankelijk van goede communicatie met klanten en business contacten om een langdurige en bevredigende relatie tot stand te brengen en in stand te houden. Maar up to date blijven is vaak een lastige aangelegenheid voor drukken project managers en executives.
Wanneer een nieuw contact gelegd wordt of aantekeningen of documenten worden gehecht aan de portfolio van een organisatie, dan kan je VOGSY vertellen dat je een email wilt krijgen. Je bent dan beter voorbereid wanneer iemand contact legt en je hoeft er niet over na te denken.
En was dat niet juist een belangrijke rol van je business software?
Voor dienstverlenende bedrijven is tijd een kritieke en kostbare hulpbron. Maar voortdurend goochelen met al je taken en verantwoordelijkheden in een druk tijdschema is vaak onbegonnen en uitputtend werk.
Zoals een virtuele assistent, dynamische email houdt je georganiseerd en helpt je prioriteiten te stellen. Met workflows en business updates op één plek in je gmail, wordt je een ware meester in multitasking en pak je opportunities op als ze nog vers zijn.
Georganiseerd blijven is de sleutel naar meer dingen gedaan krijgen in minder tijd. Juist dat zorgt ook voor een tevredener klant en heeft positieve effecten op de bottom line—and natuurlijk jouw ‘peace of mind’.
Meer inzichten nodig?
Wil je meer leren hoe je je PSO met meer gemak en resultaat laat opereren? Neem contact met ons op. We helpen je de juiste resultaten te bereiken die je nodig hebt om je business te laten groeien: betere marges, lagere overheadkosten, hogere benutting en meer opbrengsten.
Sjoerd van der Maaden, Founder van Specialisterren
"Met VOGSY van start gaan was snel en eenvoudig. Iedereen kwam vlot aan boord eigenlijk vanaf het prille begin. Direct al zagen we forse en direct merkbare verbeteringen in overall-efficiency, als gevolg van het sneller en beter uitwisselen van informatie. In de tweede maand dat we VOGSY gebruikten viel onze workload voor het sturen van de facturen terug van 2 dagen naar 2 uur".
