Keuzehulp bij het kiezen van ERP voor je Professional Services Firma 

Je hebt continu inzicht nodig in de geldkant van uw bedrijf. En ze moeten automatisch voor je worden berekend.

Als je je projectbudgetten en -marges op een rekenmachine bepaalt, mis je kritieke momenten om problemen te signaleren die je project in termen van winstgevendheid doen crashen.

Data is het sterke punt van ERP. Zorg ervoor dat je een systeem gebruikt dat je diepgaande gegevens geeft over je voorspelde vs. actuele projectbudgetten en marges ten allen tijde.

Terwijl je teams werken, moeten tijd, kosten en uitgaven in realtime worden getraceerd ten opzichte van projecten, zodat het budget en de marges altijd up-to-date zijn. Controle van de winstgevendheid op projectniveau is essentieel om je inkomsten te maximaliseren. Bovendien stelt een systeem dat een gedetailleerd niveau van projectfinanciën biedt, je in staat om je meest lucratieve projecten herhaalbaar te maken.

Solide boekhoudfuncties omvatten ook geautomatiseerde facturering op basis van geïntegreerde tijdregistratie of factuurplanning, het synchroniseren van debiteurenadministratie met je boekhoudsoftware, het bijhouden van onbetaalde facturen, inkomstenvoorspelling en het volgen van de facturering van werknemers.

Hoe duidelijker het beeld dat je ERP-software je geeft van de financiële gezondheid van je bedrijf, des te lucratiever actie je kunt ondernemen.

Eis een ‘quote-to-cash’ proces

Wat is er belangrijker dan flexibele projectplanning, resourcebeheer en facturering? ERP-software die je gehele quote-to-cash proces optimaliseert, omdat de algehele servicecyclus groter is dan de som van de onderdelen.

Vanuit het oogpunt van quote-to-cash moet alles wat je gebruikt om services te leveren - inclusief CRM, projectbeheer, resourceplanning, tijd- en onkostenregistratie en facturering - naadloos op elkaar aansluiten.

CRM moet aansluiten op project- en resourcebeheer om je in deze kritieke fase echte project- en resourceplanningsinformatie te geven. Je moet kunnen beginnen met het matchen van potentiële resources met de juiste vaardigheden voor toekomstig werk met geautomatiseerde rolmatching. Dit geeft je teams de nodige informatie om de beste tijd te bepalen om nieuwe klanten aan te trekken en om betere voorstellen op te stellen op basis van historische projectprestaties.

Tijd- en onkostenregistratie moet aansluiten op projectbeheer en facturering om projectbudgetten en -marges bij te werken en automatisch facturen te vullen voor nauwkeurigheid. Vervolgens kan je op een knop klikken en de software de facturen laten maken die je kunt goedkeuren, op basis van urenstaten en projecten, of de software zelf de reguliere facturering laten plannen.

En alles wat je doet, van het invoeren van mogelijkheden voor pijplijnen tot het sluiten van projecten, moet de financiële rapportage in real time bijwerken, van je omzetprognose tot de KPI's van je bedrijfsprestaties, zodat je nooit in het duister tast over de impact van je acties en beslissingen.

Vermijd een miljoen integraties

Doe jezelf een plezier en stap af van modulaire ERP-systemen die afhankelijk zijn van tientallen integraties om hun grenzen te verleggen. Ontvang in plaats daarvan een full-service ‘quote-to-cash’ ERP.

Waarom?

Om te beginnen kan de realiteit van het maken en onderhouden van interne integraties hard werken zijn. Het is ook niet zonder risico gezien het feit dat slechts een paar mensen deze integraties door en door kennen. Om nog maar te zwijgen over het feit dat als een tool verandert, je de afhankelijkheden moet begrijpen en mogelijk alles opnieuw moet doen.

Maar het meest urgente probleem zijn de aanhoudende informatiesilo's die je teams vertragen. De work breakdown structure gaat vaak verloren in integraties, waar project-, deliverable-, activiteits- en taakinformatie niet correct in kaart worden gebracht. En dus resulteren integraties tussen tools zoals tijdregistratie en facturering zelden in een naadloze stroom.

Zorg er echter voor dat je beheersoftware voor kritieke serviceactiviteiten gemakkelijk kan worden geïntegreerd waar en wanneer dat nodig is. Gewoonlijk is dat aan de start- en finishlijn: software voor marketing- en verkoopautomatisering (CRM) en accountsoftware.

Zorg ervoor dat samenwerking ‘part of the deal’ is

Samenwerking tussen al je teamleden is fundamenteel voor het operationele succes van je servicebedrijf. Je  bedrijf is je mensen. Als ze niet goed kunnen samenwerken, welk bedrijf moet je dan runnen?

Samenwerking brengt teams op afstand samen alsof ze zij aan zij werken. Voor zowel teams op afstand als op kantoor zorgt het voor effectievere communicatie, hogere productiviteit en kwalitatief beter werk met meer inspiratie en creativiteit. Dit heeft directe resultaten voor je klanten.

Voor ons is een betere samenwerking één van de belangrijkste redenen waarom we  VOGSY op G Suite (Google Workspace) hebben gebouwd. We zijn van mening dat teams beter werken als ze een centrale, cloudgebaseerde locatie voor het delen van bestanden in Google Drive kunnen gebruiken, offertes en factureringssjablonen overal in realtime kunnen configureren met Google Documenten en de snelheid van Quote-to-Cash met 80% kunnen verbeteren. Werken vanuit hun inbox met de dynamische email van Gmail.

Maar er is ook interne berichtgeving, afdelingsoverschrijdende verkoop, het delen van klant- en projectgegevens en transparantie. Transparantie van klantcommunicatie, de werkverdelingsstructuur van je projecten en de doelen en klantverwachtingen voor de projecten waaraan je teams werken, verwijdert verborgen obstakels van de paden van je teams.